O Segredo do Sucesso Empresarial: Domine os Documentos Empresariais!

Você não sabe quais são os documentos empresariais mais fundamentais para sua empresa? Então, leia nosso artigo e saiba imediatamente! 

Com toda certeza, os documentos empresariais exercem uma das funções mais fundamentais para todos os negócios funcionarem na legalidade.

Desse modo, em seguida, iremos te apresentar quais são os documentos empresariais mais fundamentais para todos os empresários em geral. 

Confia a seguir no nosso artigo e garanta a segurança dos seus documentos empresariais!

Quais são os principais documentos empresariais? 

Em primeiro lugar, iremos te apresentar quais são os documentos empresariais mais fundamentais para sua empresa evitar problemas fiscais: 

1. Alvará de Funcionamento: 

Primeiramente, este documento é emitido pela prefeitura do município e autoriza o funcionamento da empresa. 

É essencial mantê-lo em local seguro e renová-lo conforme as regulamentações locais vigentes.

2. Contrato Social: 

Em segundo lugar, estes documentos empresariais tratam-se do instrumento formal que estabelece a criação da empresa, especificando seus:

• Sócios
• Capital social
• Objetivo empresarial
• Razão social
• Nome fantasia

Deve ser devidamente registrado na Junta Comercial do estado.

3. Cartão CNPJ: 

Em resumo, este é o documento que identifica a empresa perante a Receita Federal, apresentando o número de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ). 

Deve ser solicitado após o registro do contrato social.

4. Inscrição Estadual e Municipal: 

Decerto, são os registros que autorizam a empresa a cumprir com as obrigações fiscais estaduais e municipais, respectivamente. 

Devem ser obtidos junto às respectivas secretarias de fazenda estadual e municipal.

5. Licenças Ambiental e Sanitária: 

Em suma, representam as autorizações para a empresa realizar atividades com potencial impacto ambiental ou na saúde pública, respectivamente. 

Devem ser obtidas junto às entidades ambientais e sanitárias competentes.

6. Notas Fiscais: 

Com toda certeza, são os documentos que atestam as transações de compra e venda de produtos, ou serviços, efetuadas pela empresa, segundo as regulamentações tributárias. 

Devem ser emitidas sempre que ocorrer uma transação comercial.

7. Registros Contábeis: 

A princípio, compreendem os documentos que registram as operações financeiras e patrimoniais da empresa, como o:

• Balanço patrimonial
• Demonstração do resultado do exercício
• Livro-caixa
• Livro-diário

Deve-se elaborá-los regularmente, conforme as normas contábeis vigentes.

8. Comprovantes de Recolhimento de Tributos: 

Ademais, são os documentos que atestam o pagamento de impostos, taxas e contribuições devidos pela empresa aos órgãos públicos. 

Devem ser conservados por, no mínimo cinco anos, podendo ser solicitados durante auditorias fiscais.

9. Comprovantes de Recursos Humanos: 

Abrangem os documentos que comprovam os vínculos trabalhistas entre a empresa e seus colaboradores, como a:

• Folha de pagamento
• Contrato de trabalho
• Registro de ponto
• Recibo de férias
• Termo de rescisão 

Entretanto, devem ser mantidos por no mínimo dois anos, podendo ser exigidos em eventuais processos trabalhistas.

10. Atas: 

São os registros que documentam os acontecimentos e as decisões tomadas em reuniões, assembleias ou eventos de importância para a empresa. 

Todavia, devem ser redigidas com clareza e precisão, incluindo informações relevantes como participantes, pautas, deliberações e assinaturas.

Cuide melhor da sua empresa em:

• Regularizar empresa: 10 dicas cruciais para sua empresa!
• Saiba como identificar o pagamento indevido de impostos com a revisão tributária!
• Principais obrigações acessórias que a sua empresa precisa manter em dia

Como manter os documentos empresariais em dia? 

Anteriormente, te apresentamos quais são os documentos empresariais.

Dessa maneira, em seguida, iremos te apresentar métodos cruciais de como você pode manter cada um dos seus documentos empresariais em dia: 

1. Estabelecer um local apropriado para armazenar documentos:

Tanto físicos quanto digitais, seguindo as diretrizes do gestor ou as normas da empresa. 

2. Categorizar os documentos:

Com base em sua utilidade, relevância e frequência de acesso. 

Por exemplo, criar pastas ou categorias para documentos fiscais, contábeis, de recursos humanos, contratos, entre outros.

3. Atentar para os prazos de retenção estabelecidos pela legislação e respeitar a temporalidade dos documentos:

Alguns documentos devem ser mantidos por períodos específicos, como 5 anos para documentos fiscais ou permanentemente para contratos.

4. Promover a digitalização de documentos físicos sempre que possível:

Para facilitar a recuperação, pesquisa e compartilhamento. 

Utilizar dispositivos de digitalização ou aplicativos móveis para converter documentos em formatos digitais acessíveis.

5. Designar um profissional responsável pela organização e gerenciamento dos documentos:

Essa pessoa deve possuir conhecimento sobre os tipos de documentos, prazos de retenção e métodos adequados de armazenamento.

6. Investir em soluções de software para gestão de documentos e armazenamento na nuvem: 

Esses sistemas têm o potencial de automatizar processos, reduzir custos, otimizar o espaço físico e aprimorar a segurança dos documentos.

Organize seus documentos essenciais através de uma contabilidade eficiente! 

Nós, da Fênix Assessoria Contábil, te auxiliamos nesse processo e organização tão fundamental para sua empresa.

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